اگر بگوییم مذاکرات تجاری مهم‌ترین قسمت از داستان هر کسب‌وکاری در مسیر موفقیت است، اصلاً اغراق نکرده‌ایم. تجارت و کسب‌وکار بدون تعامل با دیگران به‌هیچ‌وجه امکان‌پذیر نیست و این امر هم در معاملات جزئی درون خانوادگی و هم در مسائل کلان بین‌المللی صادق است. بعضی از مذاکرات تجاری به‌قدری پراهمیت هستند که به‌طورکلی سرنوشت فردی و اجتماعی ما را تغییر می‌دهند. حتی اگر ما صاحب یک کسب‌وکار و فردی فعال درزمینهٔ تجارت نباشیم، بازهم ناگزیر، باید در مذاکرات تجاری شرکت کنیم و برای اهداف مالی و تجاری با افراد دیگر سر یک میز بنشینیم. برای موفقیت در مذاکرات تجاری ما باید حرفه‌ای، مشاهده‌گر و دقیق باشیم. علاوه بر آن، یا باید برنامه‌ریز دقیقی باشیم و یا موهبت توانایی ذاتی واکنش در برابر اتفاقات ناخواسته به ما اهداشده باشد. در این بخش از یادداشت‌های ویتارو، قصد داریم نکاتی برای موفقیت در مذاکرات تجاری ارائه دهیم. ناگفته نماند که خواننده باید از قبل با اصول اولیه مذاکرات به‌طورکلی آشنایی داشته باشد تا این نکات کمک‌کننده باشند.
شنونده بودن
بدترین مذاکرات تجاری زمانی اتفاق می‌افتد که یک‌طرف مذاکره بدون توقف حرف بزند و با توضیح دادن مزایای موضع پیشنهاد خود، تلاش کند روند گفتگو را کنترل نماید. بهترین مذاکره‌کننده کسی است که به‌واقع به‌طرف مقابل گوش دهد، دغدغه‌های اساسی و نگرانی‌های اصلی‌اش را درک کند و راه‌حلی مناسب ارائه نماید. همیشه سعی کن مسائلی را که برای سمت دیگر میز مذاکره پراهمیت، مهم و بنیادین است، درک کنی و با توجه به محدودیت‌های موجود، پاسخی درخور ارائه دهی. در مذاکرات تجاری بهتر است شخص شنونده‌ای را در تیم داشته باشی که تنها وظیفه‌اش، گوش کردن و یادداشت‌برداری باشد.
داشتن آمادگی
حتی اگر علاقه‌ای به برنامه‌ریزی نداشته باشی، آمادگی نسبی در برابر قطعیات (و نه احتمالات) می‌تواند به روند مذاکرات تجاری بسیار کمک کند. بعضی از آن کارها (به ترتیب اهمیت) عبارت‌اند از:
- یافتن راه‌های جایگزین و انتخاب‌های دیگر با در نظر گرفتن این احتمال که ممکن است، روند مذاکره به سمت دلخواه پیش نرود.
- درک شخصیت مقابل از طریق شبکه‌های اجتماعی، پرس‌وجو از نزدیکان، وب‌سایت‌ها، مطالعه بیوگرافی و حساب لینکدین (به انگلیسی: LinkedIn) او.
- مرور کسب‌وکار طرف دیگر مذاکره با بررسی وب‌سایت، شبکه‌های اجتماعی و مقاله‌های منتشرشده مرتبط به آن‌ها از طریق منابع در دسترس مانند گوگل یا لینکدین.
- بررسی معاملات و مذاکرات تجاری مشابه که با موفقیت بسته شدند.
رفتار مؤدبانه و حرفه‌ای
حفظ ادب و دانستن آداب مذاکرات تجاری حرفه‌ای، همان قانون «آدم آشغالی نباش» است. هیچ‌کس علاقه‌ای به مذاکره با فردی سخت‌گیر، منفی‌باف و بددهن ندارد. به‌هرحال حتی پس از بستن قرارداد، ممکن است دوباره بخواهی با آن شخص معامله کنی و یا تکمیل قرارداد، نیازمند به پایبندی طرف مقابل به بندهای توافق شده باشد. تأسیس و سازمان‌دهی یک رابطه بلندمدت خوب باید در سیبل همه مذاکرات تجاری قرار بگیرد. لحن مثبتی که مبتنی بر همکاری باشد، به‌احتمال‌زیاد به رابطه طولانی‌مدت تر می‌انجامد؛ حتی اگر آن معامله به‌خصوص با موفقیت بسته نشود.
درک روند و پویایی مذاکره
- در مذاکرات تجاری همیشه باید روند و سمت‌وسوی مذاکره را به‌درستی بسنجیم. بعضی از سؤال‌ها می‌توانند برای درک پویایی و روند معامله به ما کمک کنند. برای مثال:
- اهرم مذاکره در دست چه کسی است؟ چه کسی بیشتر خواستار این معامله است؟
- آیا طرف مقابل دارای محدودیت‌های زمانی است؟
- انتخاب جایگزین سمت دیگر میز مذاکره چیست؟
- آیا سمت مقابل قرار است مبلغ بزرگی را از تو دریافت کند؟ اگر چنین است، پس اهرم فشار در دستان توست.
حیاتی بودن پیشنهاد اولیه
قطعاً یکی از اصول بنیادین هر مذاکره‌ای، ارائه پیش‌نویس قرارداد، زودتر از طرف مقابل است. با این کار، تو تعیین‌کننده اسکلت و ساختار معامله می‌شوی، نکات کلیدی که هنوز مطرح نشده است را دیکته می‌کنی و ابتکار عمل را به دست می‌گیری. همچنین طرف دیگر مذاکره برای ایجاد تغییرات بزرگ بی‌میل می‌شود؛ مگر اینکه قرارداد پیشنهادی تو به شکل مضحکی یک‌طرفه باشد. همان‌طور که گفته شد، پیش‌نویس قرارداد در مذاکرات تجاری باید متعادل باشد، در غیر این صورت معامله هرگز بسته نخواهد شد. بنابراین با ایجاد یک پیش‌نویس منصفانه، شروع نبرد را با پیروزی آغاز کن.
توانایی در ترک محل مذاکره
همیشه در مذاکرات تجاری باید گزینه آخر را، که همان ترک محل مذاکره است، در نظر داشته باشی. گفتنش بسیار از انجام دادنش آسان‌تر است، اما مهارت نه گفتن و به هم زدن معامله، مهارت بسیار مهمی است. بهتر است قبل از آغاز مذاکره، قیمت ایده‌آل و قیمت حداقل را مشخص کنی تا اگر طرف مقابل از قیمت حداقل عبور کرد، به‌راحتی و بدون لحظه‌ای درنگ محل مذاکره را با یک خداحافظی حرفه‌ای ترک نمایی. در اینجا به نکته شماره دو بازمی‌گردیم. اگر انتخاب جایگزینی داشته باشی، نه گفتن و خروج از محل مذاکره بسیار آسان‌تر خواهد شد. مطمئن باش که نه گفتن در ابتدا بسیار بهتر از بله گفتن‌های «پرضرر، پرتکرار و اخاذی شکل» در آینده است.
زمان، کشنده معامله
باید متوجه باشی که هر چه روند مذاکرات تجاری بیشتر طول بکشد، احتمال بسته شدن موفقیت‌آمیز آن نیز کمتر خواهد شد. زمان که بگذرد، احتمال رخدادهای تصادفی و غیرقابل‌پیش‌بینی هم بیشتر می‌شود. در همین پاندمی کرونا ما شاهد این بودیم که میلیون‌ها قرارداد به حاشیه رانده شدند. سرعت پاسخگویی‌ات را بالا ببر، از وکلا بخواه که مدارک را سریع‌تر آماده کنند و تمام سعی‌ات را بر حفظ سرزندگی، شتاب و روند مذاکره به کار ببر. البته این بدان معنا نیست که در انجام مذاکرات تجاری عجله کنی و تصمیمات اشتباه بگیری. تنها بیاموز که چه مواقعی، زمان در کنار و چه مواقعی در مقابل توست.
نداشتن وسواس
از وسواس به خرج دادن و بررسی همه جزئیات معامله پرهیز کن. تو نباید سر همه مسائل بسیار جزئی و بی‌اهمیت با طرف مقابل در مذاکرات تجاری بحث کنی. خیلی چیزها صرف‌نظر از بی‌اهمیت بودن، تنها باعث کش داده شدن بی‌دلیل مذاکره می‌شوند. همچنین سعی کن از موانعی که به‌ظاهر حل نشدنی هستند، به‌طور موقت دوری‌کنی. بعضی مواقع بهتر است که آن مانع به‌خصوص در آن لحظه به‌طور موقت کنار گذاشته شود تا روند مذاکره متوقف نشود و موانع قابل‌حل دیگر از بین بروند. شاید در بین گفتگوها، راه‌حل خلاقانه‌ای از طرف خودتو یا طرف دیگر مذاکره برای آن مانع به‌خصوص ارائه شود که بتواند هردوی شمارا راضی نگه دارد.
شناسایی تصمیم‌گیرنده اصلی
در مذاکرات تجاری باید متوجه شوی که شخص مقابل تو چه اختیاراتی در مذاکره دارد. آیا او تام‌الاختیار یا شخصی صرفاً پیام‌رسان است؟ آیا او تصمیم‌گیرنده نهایی است؟ شاید یک شخصی نمی‌تواند به درخواست‌های تو «بله» بگوید و تنها اختیار «نه» گفتن را دارد. در این مواقع باید موقعیت را بررسی کنی. اگر اهرمی در اختیار نداری، باید با همین روش بتوانی معامله را ببندی و یا به‌کل باطلش کنی. اما اگر اهرم در دستان توست، باید از آن برای صحبت و مذاکره با تصمیم‌گیرنده اصلی بهره ببری.
عدم پذیرش پیشنهاد اولیه
چه در مذاکرات تجاری و چه در مذاکرات غیرتجاری، پذیرش پیشنهاد اولیه معمولاً اشتباه است. برای مثال اگر قصد فروش خانه‌ات را داری، حتی اگر هیچ پیشنهاد دیگری برایت ارسال نشده باشد، به‌هیچ‌وجه پیشنهاد اولیه خریدار را نپذیر. به قیمت‌های بالاتر فکر و یا شرایط بهتری را مطرح کن. زیرا اگر خریدار پیشنهاد جایگزینی از تو دریافت نکند، ممکن است تصور کند که قیمت پیشنهادی اولیه بسیار بالا بوده و شاید حتی کاملاً پشیمان و از معامله خارج شود. همچنین بیشتر خریداران انتظار رد شدن پیشنهاد اولیه را دارند. بنابراین ردوبدل کردن مداوم پیشنهاد‌ها خریدوفروش معمولاً به رضایت دو طرف میز مذاکره منجر خواهد شد.
پرسش سؤالات هوشمندانه
در مذاکرات تجاری هرگز از پرسش سؤالات زیاد ترسی نداشته باش. اگر سؤالات مطرح‌شده هوشمندانه باشند، هم برای کسب‌وکار دو طرف و هم برای مذاکره می‌توانند بسیار مفید واقع شوند. برخی از آن سؤالات عبارت‌اند از:
- آیا این قیمت بهترین پیشنهاد شماست؟
- چه تضمینی وجود دارد که محصولات/خدمات شما برای من چاره‌ساز باشد؟
- رقبای شما چه کسانی هستند؟ محصولات/خدمات آن‌ها چه تفاوتی با شما دارد؟
- در این معامله، چه چیز دیگری می‌توانید به‌طور رایگان در اختیارم بگذارید؟
- محدودیت زمانی دارید؟
- این معامله چه سودی برای شما دارد؟
کمک گرفتن از بهترین مشاوران
اگر معامله پیچیده و بزرگ است، باید از متخصصان مجرب و خوش‌نام بهره ببری تا در نوشتن قراردادها و گفتگو با طرف مقابل در مذاکرات تجاری به تو کمک کنند. برای مثال اگر می‌خواهی یک معامله ملکی انجام دهی، بهتر است یک متخصص بی‌طرف را (به‌غیراز خود مشاور املاک) همراه خودت داشته باشی. یا برای خرید یک خودرو، از مکانیک آشنایی برای عیب‌یابی بهره ببری. در معاملات بزرگ‌تر، مانند فروش کامل یا درصدی از شرکت نیز، بهتر است یک سرمایه‌گذار بانکی آشنا با صنعتی که تو در آن مشغول فعالیت هستی، همراه خود داشته باشی. شاید این متخصص‌های باتجربه قیمت بالایی داشته باشند، اما در بسیاری از موارد ارزشش را دارند.
بااینکه نکات گفته‌شده در بالا بسیار ارزشمند و از شخصی حرفه‌ای نقل‌شده‌اند، اما دانستن این نکات برای موفقیت در مذاکرات تجاری به‌تنهایی کافی نیستند. همان‌طور که بالاتر نیز ذکر شد، دانستن اصول اساسی مذاکره برای بهره‌گیری حداکثری از این نکات ضروری است. ما در آینده یادداشت‌های بیشتری در مورد قواعد پایه‌ای مذاکره ارائه خواهیم داد. اما به‌هرحال، نظر تو در مورد نکات مطرح‌شده برای موفقیت در مذاکرات تجاری چیست؟ آیا این نکات عملی هستند؟ چه نکات دیگری می‌توانند به این لیست اضافه شوند؟
